Tutto quello che c’è da sapere sul Project Management

Cos’è il Project Management e quali sono le skills che un buon Project Manager deve possedere?

Il Project Management è una disciplina, un metodo, una serie di competenze di cui tutte le aziende hanno bisogno. Il Project Management Institute stima che nei prossimi 10 anni la domanda di Project Manager qualificati aumenterà del 33%, creando circa 22 milioni di nuovi posti di lavoro in tutto il mondo.

Ma cos’è esattamente il Project Management? Perché è così importante per ogni tipo di azienda? E quali sono le skills che un bravo Project Manager deve possedere?

Per dare una definizione di Project Management quanto più possibile pratica e orientata al mondo del lavoro e per capire quali sono le competenze richieste per fare carriera in questo ambito ci siamo rivolti a Stefano Accorsi, Project Management Professional in UnipolSai Assicurazioni.

D - Le origini del Project Management vengono fatte risalire all’epoca degli antichi egizi, ma ancora oggi quella del PM è una delle professioni più richieste sul mercato del lavoro. Cos’è e cosa non è il Project Management, e perché è così importante?

S - Difficile dire “cosa è” e “cosa non è” il Project Management senza risultare banali, senza ricorrere a definizioni da libro di scuola. Preferisco usare delle parole chiave, dei concetti che aiutino a dare un’idea pratica di cosa significhi fare Project Management.

Per me Project Management è forma mentis, metodo, organizzazione mentale e pianificazione del lavoro, ma anche proattività, capacità relazionale, conoscenza del contesto in cui si coordina il progetto e delle persone coinvolte, negoziazione, ascolto, gestione delle risorse. Non è rigidità, non è mero tecnicismo, non è solo uso di strumenti e, soprattutto, non è “una cosa per pochi”.

Trattandosi di un fenomeno recente, qualcuno potrebbe essere indotto a pensare che il Project Management sia utile solo in determinati contesti, e che sia poco applicabile, ad esempio, ad attività più routinarie o in funzioni di staff. In base alla mia esperienza posso dire che non è affatto così. Nelle moderne organizzazioni nessuna unità può permettersi di lavorare a risorse infinite, ma è invece indispensabile ricercare la massima efficacia attraverso una gestione ottimizzata delle proprie risorse (persone, competenze, asset, tool, know how in generale, …). Anche solo utilizzando alcuni fondamentali del Project Management possiamo ottenere migliori risultati individuali e di team, un maggiore livello di consapevolezza e controllo rispetto a tutte le variabili che influenzano il raggiungimento degli stessi obiettivi e una gestione della squadra meno artigianale e improvvisata.

In estrema sintesi possiamo definire il Project Management come un approccio che aiuta a gestire la complessità, riferita sia a progetti di business strutturati sia alla operatività quotidiana di qualsiasi attività.

D - Non è vero, quindi, che il Project Management è utile solo nelle grandi aziende?

S - Assolutamente no. Anche rispetto a quanto detto in precedenza, dal mio punto di vista non ci sono contesti e occasioni nelle quali il Project Management è efficace e altri in cui non lo è. Certo, possono cambiare il livello di “profondità” e il rigore con cui vanno applicati i suoi metodi e strumenti, ma non l’utilità dell’approccio e delle sue logiche e razionali.

Per esempio, in organizzazioni ancora non abituate alla gestione del lavoro per processi, o nel caso di progetti molto snelli, brevi e con poche risorse in campo, può essere preferibile un'implementazione più “light” dei metodi e degli strumenti classici del Project Management, secondo il principio chiave del tailoring. Spesso nei miei corsi sono solito ripetere: “Di tutto quello che vedremo e faremo assieme, prendete e portate con voi quello che realmente vi è utile e risulta applicabile nel concreto; cucite sul vostro specifico contesto lavorativo l’abito di Project Management più adatto”.

D - Quali sono le tre skills che un buon Project Manager deve possedere? E quali, invece, i tre comportamenti che deve assolutamente evitare?

S - Quello delle skills del Project Manager è un tema a cui tengo molto. Il mio parere è che un buon Project Manager debba sicuramente avere competenze tecnico-metodologiche solide, ma da sole queste non bastano a garantire la buona riuscita di un progetto. Le competenze tecniche, in altre parole, non costituiscono il solo fattore critico di successo per la gestione di un progetto, facile o complesso che sia. Le skills fondamentali per essere un buon Project Manager sono le cosiddette competenze manageriali e trasversali quali la proattività, la capacità relazionale e negoziale, e l’apertura mentale. È proprio questo che rende il PM una delle figure più richieste sul mercato del lavoro. A differenza dei responsabili di funzione o di business unit, i Project Manager non si limitano a presidiare singole aree specialistiche, ma operano in modo trasversale, adattando il proprio modus operandi alla gestione di questo particolare progetto e di quello specifico contesto.

Proprio per questo motivo, ciò che il buon Project Manager non può permettersi di possedere è innanzitutto la rigidità mentale, intesa come rigidità nell’applicazione di un metodo standard, di tecniche e strumenti, o rigidità nel non deviare dalla propria visione del progetto (che non coincide necessariamente con quella del cliente, interno o esterno, del team e degli stakeholder progettuali). Inoltre il Project Manager non deve essere eccessivamente ottimista o pessimista. Si tratta, a mio avviso, di due atteggiamenti ugualmente pericolosi. Un PM deve essere sempre consapevole di quello che accade e soprattutto di quello che potrebbe accadere in fase di svolgimento del progetto. Per questo deve assumere un atteggiamento sempre obiettivo nel valutare i rischi e il loro impatto, e allo stesso tempo essere proattivo nel ricercare soluzioni.

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