Organizzazione eventi aziendali: una guida pratica

La lezione di Rossella Lucangelo inaugura il modulo dedicato agli eventi aziendali all'interno della 13a edizione del Master in Media Relations e Comunicazione.

Organizzazione eventi aziendali: un viaggio andata e ritorno in due giornate, quello partito lo scorso sabato per gli Allievi del Master in Media Relations e Comunicazione Digitale, che nel corso dell’ultimo weekend, hanno iniziato il terzo modulo di studio del percorso formativo.

A guidarli in questo entusiasmante cammino la docente Rossella Lucangelo, President & CEO di Pragmatika, agenzia specializzata in brand positioning e PR, con cui siamo andati alla scoperta di un ecosistema tanto vasto quanto complesso.

Una lezione appassionata, continuamente dialogata e volta alla sperimentazione pratica dei concetti appresi, a contatto con un mondo e un settore in cui non è possibile prendere una strada lineare, ma bisogna tener conto di tante variabili in gioco tramite approfondimenti continui e dettagli su cui fermarsi a riflettere.

Proviamo a riassumere cosa abbiamo imparato nell’ultimo weekend di lezione.

Organizzazione eventi aziendali: di cosa parliamo?

Abbiamo chiesto a Google cosa intendesse per evento aziendale, anche per capire quale fosse il livello di informazione presente sul web a proposito di una tematica spesso poco approfondita, o talvolta diluita in semplificazioni di varia natura, ma abbiamo trovato tante domande e poche risposte concrete. Da qui nasce l’esigenza di questo articolo.

La Meeting & Incentive Industry è un settore che in Italia sta vivendo una stagione particolarmente positiva (siamo in attesa dei nuovi dati ufficiali che saranno presentati a fine giugno dall’Osservatorio Italiano dei congressi e degli eventi): stando alle prime anticipazioni sui dati internazionali ICCA 2018, L’Italia è sempre più meta del turismo MICE con 522 eventi realizzati, e un trend positivo di +1,4% rispetto al 2017. Secondo il report Icca 2018, l’Italia è al 6° posto nel mondo e 5° nella classifica europea delle destinazioni top per numero di incontri d’affari.

Questi numeri, ci dicono, che puntando a un target coerente con gli obiettivi del brand e sviluppando contenuti fortemente personalizzati, l’evento è ancora, e forse più che in passato, uno tra i mezzi più potenti della comunicazione per rafforzare e diffondere brand identity.

Organizzazione eventi aziendali:  gli obiettivi alla base di tutto.

L’obiettivo del professionista delle pubbliche relazioni sta proprio nella creazione di legami positivi e nella capacità di conquistare la fiducia del cliente potenziale o acquisito. In un’epoca in cui la fruizione di un prodotto e di un servizio è sempre meno legata a fattori di utilità e funzionalità, sono la componente emotiva e le spinte aspirazionali a coinvolgere l’utente o consumatore, ed ecco che l’evento aziendale diventa un strumento di espressione privilegiato per parlare all’esterno e all’interno dell’azienda, contribuendo a rafforzare l’idea stessa di community, condivisa con partner, stakeholder e clienti, oltre che con i propri dipendenti.

I benefici di un evento aziendale di successo

• Identità: un buon evento può donare nuova luce all’immagine di un luogo, di un prodotto o di un’impresa.
• Brand awareness e posizionamento: attraverso gli eventi e le attività di promozione connesse è possibile riposizionare un territorio, un prodotto, un’azienda.
• Versatilità: contraddistinto da multidimensionalità e multicanalità, l’evento può adattarsi in pieno a ogni esigenza comunicativa;
• Pubblico: l’evento è per definizione live, per cui consente di creare un canale diretto con il proprio target, attraverso una comunicazione allo stesso tempo aggregante e selettiva;
• Empatia: un evento crea interazione, generando esperienze dal forte impatto emotivo;
• Originalità: capacità di differenziarsi dai competitors. Un evento è più incisivo rispetto ad altre forme di comunicazione e può avere un accesso facilitato ai media attraverso le attività di PR;
• Profitto: un evento è in grado di generare nuovi flussi (turistici, di vendita, ecc.)

Esistono decine e decine di tipologie di eventi, che si differenziano in base agli obiettivi di partenza (branding, risultati economici, riposizionamento aziendale, integrazioni acquisizioni, evoluzioni corporate identity, riorganizzazione interna, nuovi prodotti/servizi, nuove strategia di business/mercati), ma quello che conta è che l’evento sia tradotto all’interno di un piano di comunicazione che preveda la felice integrazione di canali e azioni in funzione della loro coerenza rispetto agli obiettivi.

Abbiamo parlato di un settore in netta crescita, che proietta l’Italia tra le prime destinazioni sul panorama mondiale, ma oggi come in passato, il successo di questo strumento nasce nel paradigma, e nella capacità di disseminare contenuti live in un pubblico diretto, fisicamente presente. Quando l’evento è ben ideato, sia in fase strategica che in sede operativa, la modalità di fruizione diretta e l’elemento empatico esaltano la spettacolarizzazione e il coinvolgimento reale dei partecipanti, contribuendo a conferire ulteriore immediatezza e memorabilità ai messaggi trasmessi.

Organizzazione eventi aziendali: i 7 step da seguire

Pur tenendo conto delle varie tipologie di evento, restano delle regole chiare e incontrovertibili da seguire per un professionista del meeting management e della comunicazione. Scopriamo insieme, dunque, quali sono le fasi principali per organizzare un evento aziendale di successo.

1. IDEAZIONE: dal momento del briefing in avanti. Si raccoglie il brief del cliente elaborando e costruendo un format in linea con l’immagine aziendale e con il raggiungimento dell’obiettivo prefissato.
2. BUDGET: la portata dell’evento va calibrata sul budget. Solitamente si parte da un budget stimato, molto più raro è il caso in cui è l’agenzia stessa a proporre il budget, dopo aver ricevuto carta bianca al momento del brief. Tutte le componenti devono essere incluse nell’analisi di fattibilità (promozione, location, ospiti, ecc.).
3. SOPRALLUOGO: nella scelta della location è fondamentale visitare la sede ospitante e studiarne le caratteristiche e le opportunità logistiche, perché è spesso in questa fase che occorrono gli errori più difficili cui far fronte quando si è nella fase live.
4. PIANO ESECUTIVO: definiti tutti gli elementi che daranno forma all’evento, si passa alla stesura di un piano esecutivo/operativo che ha la funzione di definire e calendarizzare le attività da svolgere in ogni fase dell’evento.
5. REGIA: in questa fase vanno pianificati l’organigramma (chi fa cosa) e il cronoprogramma (quando e come).
6. ESECUZIONE: il momento unico dell’evento in scena.
7. CONTROLLO RISULTATI: al termine della fase esecutiva è necessario stilare un bilancio, fare un’analisi dei risultati per capire se l’evento ha raggiunto gli obiettivi prefissati.

Come abbiamo visto, organizzare un evento, e in particolare un evento aziendale, è un processo complesso, da svolgere meticolosamente in ogni sua fase. Per fornire le competenze necessarie a pianificare, realizzare e promuovere sia eventi aziendali che congressi associativi, Professional Datagest organizza il Master in Meeting Management, giunto quest’anno alla 23° edizione. Scopri come partecipare visitando la pagina dedicata!