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In cosa consiste il lavoro dell’organizzatore di eventi? Quali sono le competenze che deve avere? E come lo si diventa?
16 miliardi di euro. A tanto ammonta il valore della Meeting&Incentive Industry in Italia, generato da circa 400.000 eventi organizzati ogni anno e partecipati da quasi 30 milioni di persone. Congressi, convegni, seminari, eventi di incentivazione e comunicazione di vario genere: l’organizzazione eventi è un settore fondamentale per il nostro paese, e un ambito di lavoro capace di offrire opportunità di crescita professionale particolarmente allettanti.
Se ti piace viaggiare, conoscere nuove persone e visitare luoghi nuovi; se sei una persona precisa e scrupolosa, che ama pianificare e curare tutto nei minimi dettagli, allora è probabile che tu possa avere un futuro nell’organizzazione eventi! Ma che cosa fa in concreto un organizzatore di eventi? Quali sono le competenze che deve avere? E come lo si diventa?
Che cos’è l’organizzazione eventi?
A livello internazionale l’organizzazione eventi è conosciuta con l’acronimo di MICE (Meetings, Incentives, Congresses, Events), una sigla che identifica una tipologia di turismo partecipata da gruppi di persone che si riuniscono in un determinato luogo a scopo di business o per ragioni ad esso legate. L’allestimento del luogo in cui si svolge l’evento e la fornitura di tutte le attività e di tutti i servizi che ne garantiscono la riuscita costituiscono il core business della MICE, i cui attori sono tipicamente organizzazioni pubbliche e private e singoli professionisti dall’alto livello di specializzazione.
In termini globali, la MICE Industry vale 750 miliardi di euro. In Italia, secondo le statistiche dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi, gli eventi realizzati nel 2016 sono stati 387,000, con una crescita del numero di partecipanti dell’8.4% rispetto al 2015 e un numero di presenze pari a +21.5%. E se anche nelle classifiche internazionali l’Italia conferma il suo appeal, piazzandosi al sesto posto nella classifica di ICCA (l’International Congress and Convention Association), allora i numeri testimoniano inequivocabilmente della buona salute della MICE Industry italiana, e confermano le ottime potenzialità di sviluppo del settore.
Come si diventa organizzatore di eventi?
Il settore dell’organizzazione eventi offre dunque ottime possibilità di crescita professionale. Fare carriera nella MICE Industry, tuttavia, non è cosa per tutti. Essere un buon organizzatore di eventi richiede infatti un mix di hard e soft skills, competenze che solo una formazione specifica, l’esperienza sul campo e la giusta dose di talento possono garantire.
La profonda conoscenza del settore MICE e la padronanza delle tecniche e delle metodologie organizzative sono alla base della professione dell’organizzatore di eventi. Ma tra il lavorare in questo settore ed esserne protagonista ci sono di mezzo alcune variabili, 10 per la precisione, che corrispondono a quelle competenze trasversali che una persona deve necessariamente possedere per poter aspirare a una carriera di successo come event manager:
- Capacità relazionale: saper ascoltare le persone e comunicare con loro efficacemente;
- Flessibilità: capacità di affrontare e gestire le situazioni nuove impreviste trovando soluzioni ai problemi e adattandosi velocemente ai cambiamenti;
- Dinamismo ed energia: capacità di coinvolgere il team e indirizzarlo verso l’obiettivo;
- Pensiero laterale: pensare fuori dagli schemi, essere creativi, riuscire a trasformare ogni problema in un’opportunità;
- Occhio per i dettagli: attenzione, perizia nelle piccole cose;
- Gestione del tempo: capacità di dare le giuste priorità per essere più produttivi e portare a termine tutti i compiti nei tempi richiesti;
- Leadership: guidare il proprio team, generare consenso e portare le persone verso il raggiungimento del comune obiettivo, cioè il successo dell’evento;
- Feeling con la tecnologia: oggi è imprescindibile, perché la tecnologia digitale consente di fare più cose e più in fretta, ottimizza i tempi, migliora l’efficienza e la produttività;
- Passione ed entusiasmo: le leve che permettono di superare gli ostacoli e di non lasciarsi scoraggiare.
Che cosa fa l’organizzatore di eventi?
Un evento, indipendentemente dalla sua tipologia, può essere visto come un puzzle composto da tante piccole tessere. È compito dell’organizzatore di eventi far sì che queste tessere si incastrino alla perfezione e restituiscano esattamente l’immagine (l’evento) così come era stata prefigurata. Sono due le fasi fondamentali di cui si compone l’organizzazione di un evento: pianificazione e gestione.
L’event planning racchiude tutte le attività che precedono lo svolgimento vero e proprio dell’evento. È quella fase iniziale fatta di creatività e concretezza, brief e brainstorming, incontri con il cliente e telefonate con i fornitori, in cui l’evento viene immaginato, abbozzato e via via delineato. La definizione del tema, del budget e della location sono i momenti cruciali di questa fase, nella quale l’event manager dovrà entrare in perfetta sintonia con il committente, per interpretarne i bisogni e tradurli in un concreto piano operativo.
L’event management è la gestione dell’evento stesso. Garantire la corretta esecuzione del piano operativo, supervisionare i team di lavoro, risolvere eventuali imprevisti, garantire il rispetto delle normative, sono le responsabilità dell’organizzatore eventi nelle concitate ore di svolgimento della manifestazione. Resilienza e gestione dello stress, in questo momento decisivo per la reputazione professionale dell’event manager, sono competenze fondamentali, ma se la gestione fa seguito a una fase di pianificazione accorta e ben strutturata, l’organizzatore eventi potrà tranquillamente godersi la gradita ricompensa di tanto duro lavoro.
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Patrocinato da Federcongressi&eventi, la più importante associazione di settore italiana, questo percorso formativo forma figure professionali in grado di progettare un evento e di gestirne la realizzazione in tutto il suo percorso: dal briefing con il cliente alla stesura del progetto e del budget, dalla scelta della location all'allestimento della sede e al coordinamento dei fornitori, fino all’ideazione e alla spettacolarizzazione delle attività sociali.
Oltre alle testimonianze di esponenti della MICE Industry italiana e alle visite nelle location di eccellenza, sono incluse nel percorso formativo le attività dedicate allo sviluppo personale, finalizzate a potenziare le abilità comunicative e negoziali, la capacità di gestione dello stress e di controllo dell’emotività.